Scrum, i generalno agilni način razmišljanja, svakoj organizaciji mogu doneti mnogo koristi, ukoliko smo opredeljeni da prihvatimo punu transparentost. Transparentnost nam omogućava da donosimo dobre odluke. Bez transparentnosti oko procesa i rezultata, pojedinac, tim pa i sama kompanija nije u stanju da donosi informisane odluke. Kada ne možemo da donosimo informisane odluke, vrlo je upitno koliko će rezultat onoga što radimo da odgovara željama i potrebama naših internih ili eksternih klijenata. Transparentnost nam omogućava da brzo reagujemo. Što više informacija imamo, to će naš odgovor na promene okolnosti u kojima radimo biti brži i efikasniji. Transparentnost za posledicu ima jačanje poverenja između članova tima koji postaju usklađeniji u svojim naporima ka istom, prepoznatljivom cilju. Transparentnost podstiče kulturu angažovanja, deljenja i međusobnog podsticanja.
Izvor: https://www.policymed.com/2021/06/lawmakers-express-concern-over-lack-of-transparency-compliance.html
Sprint Review sastanci služe da se izvrši pregled rada obavljenog u sprintu koji završavamo. Napredak (ili nedostatak), kvalitet i donete odluke se obrazlažu, sagledavaju, diskutuju, dajući timu prostor da sagleda šta je postigao kao i da čuje utiske i pitanja koja dolaze van tima. Ova praksa osigurava dodatni nivo objektivnosti koja treba da pomogne timu i projektu da ne skreću sa puta. Retrospektiva sprinta je prilika da tim stekne uvid u način na koji radi, međusobne odnose, tehnologiju i njihov odnos sa širom organizacijom. Dnevni sastanci su tu da timu pomognu da u okviru samog sprinta koriguju svoje akcije, pronađu najbolje načine da dođu do rešenja i jedni drugima omoguće da ostanu informisani kako bi svoj posao najbolje obavljali. Onda se postavlja pitanje, ako je transparetnost ovako bitna, i ako je svima lako razumljiva, zašto je onda onda nije uvek tako lako postići? Tako neko ko je na poziciji menadžera transparentnost može da vidi kao prepoznavanje statusa projekta. Za programera, ona može značiti preglednost zadataka koje obavljamo. Samo ako imamo isto razumevanje, možemo zajednički da radimo na poboljšanju trasparentnosti, tako smanjimo rizike i napredujemo. Svi mi imamo ugrađene neke filtere koji obrađuju informacije. Neke se zbog naših internih podešavanja sigurno zadrže, a neke izlaze kao proizvod naše odluke i mehanizma za procenu šta je bitno. Druga prepreka je upravo u tome kako su podešeni naši filteri i šta smatramo da su drugima neophodne informacije. Ako je naša mreža pretpostavki gusta i kroz nju prođe samo vrlo ograničen broj informacija dolazimo u opasnost da nam komunikacija postaje osiromašena, da nam saradnja pati, rezultati postaju ograničeniji, a da drugi možda nisu ni svesni da problem postoji. Na nivou kompanije, viši menadžment je taj koji svojim primerom treba da podstakne otvorenu i iskrenu komunikaciju. Tako što pružaju priliku zaposlenima da čuju, ali i daju povratnu informaciju, osnažuju ih da dele. Ovo ne znači da će svaki zaposleni na isti način i istom brzinom osetiti spremnost da kaže šta mu je na umu, ali krenuće prvo oni ekstrovertniji. Ako se na njihovom primeru pokaže da menadžment sluša, čuje i reaguje - ohrabriće se i ostali. Kompanije napreduju onda kada njihovi zaposleni veruju da mogu bezbedno da iznesu nove ideje i povratne informacije. Vrednosti kompanije koje stoje na papiru i koje se novim zaposlenima predstavljanju tokom procesa onboardinga treba da se stalno ojačavaju internom komunikacijom, ali i postupcima. Kada kompanija ulaže aktivan napor da vrednosti učitava u sve što radi, to pokazuje da menadžment veruje u ono što priča, a tako vrednosti zaista žive. Ako se zaposleni ne osećaju komforno da kažu kako stvari zaista stoje, težiće da ih predstave boljima nego što jesu. Tada Scrum može da zasija u svom punom sjaju, podržan čvrstim stubovima na kojima stabilno stoji. Izvor naslovne slike: https://knowledge21.com/blog/what-is-scrum/
Jedan od osnovnih preduslova za efikasno funkcionisanje Scrum okvira su stubovi na kojima počiva – transparentnost, inspekcija, adaptacija. Vizuelno ova tri pojma često se predstavljaju baš kao stubovi, mada vrlo lako možemo da ih zamislimo i kao piramidu.
U osnovi te piramide stoji trasparentnost koja se jedva primetno preliva u inspekciju, da bi potom bila krunisana adaptacijom na svom vrhu. Bez jake i stabilne osnove, ova piramida postaje čardak ni na nebu ni na zemlji, do koga možda i imamo stepenice da se popnemo, ali njihovo održavanje nije ni u čijoj nadležnosti. Zbog toga moramo oprezno da se krećemo jer jedan pogrešan korak može da znači da se nikada nećemo popeti, pa će, kao i naš čardak, onda i naš projekat, tim, napredak i mi sami ostati negde na pola puta.
Zašto je bitno da budemo transparentni?
Nije teško pobrojati razloge zbog kojih je neophodno da budemo trasparentni u komunikaciji. Ima ih mnogo, nisu nepoznati, vrlo su logični i razumljivi.
Scrum ceremonije su tu da podrže transparentnost
Kako bi u praksi realizovao ideju transparentnosti, Scrum predviđa ceremonije kao vreme i mesto gde se otvoreno razgovara, dele informacije, znanja, iskustva i pogleda na izazove. Planiranje sprinta čini transparentnim posao koji treba da se uradi kao i ciljeve zbog kojih se posao radi. Planiranje sprinta takođe podstiče tim da deli pretpostavke i ideje.
I lični doživljaj i timska odgovornost
Prva prepreka na ovom putu je način na koji doživljavamo transparentnost. Ako ne razjasnimo šta za svakoga od nas ona predstavlja i ne oformimo zajedničko razumevanje, vrlo je lako ostati zarobljen u svom uglu iz koga je posmatramo. Mi se, kao pojedinci u svojim ulogama fokusiramo na ono što je najbitnije i najhitnije upravo za našu ulogu i naše zadatke.
Tako neko ko je na poziciji menadžera transparentnost može da vidi kao prepoznavanje statusa projekta. Za programera, ona može značiti preglednost zadataka koje obavljamo. Samo ako imamo isto razumevanje, možemo zajednički da radimo na poboljšanju trasparentnosti, tako smanjimo rizike i napredujemo. Svi mi imamo ugrađene neke filtere koji obrađuju informacije. Neke se zbog naših internih podešavanja sigurno zadrže, a neke izlaze kao proizvod naše odluke i mehanizma za procenu šta je bitno. Druga prepreka je upravo u tome kako su podešeni naši filteri i šta smatramo da su drugima neophodne informacije. Ako je naša mreža pretpostavki gusta i kroz nju prođe samo vrlo ograničen broj informacija dolazimo u opasnost da nam komunikacija postaje osiromašena, da nam saradnja pati, rezultati postaju ograničeniji, a da drugi možda nisu ni svesni da problem postoji.
Source: https://moretothat.com/information-lifecycle/
Rešenje verovatno nije u tome da kažemo sve što nam padne na pamet, ali ako treba da biramo, bolje je da podelimo više informacija nego manje jer onda možemo zajednički da radimo na razumevanju toga šta je vredno deljenja. Vremenom će sve manje nepotrebnih informacija uspeti da se provuče i zaguši kanale komunikacije, a mi ne dolazimo u opasnost da nemamo na čemu da radimo i o čemu da diskutujemo.
Zgrada gori, a zaposleni biraju reči
Ako “zgrada gori”, a zaposleni to ne sme da kaže, reći će možda da ima “previše cepanica za kamin te veličine”. Vođa tima će dalje reći da “dima ima više nego uobičajeno”, a menadžer će direktoru reći da je “danas nešto zagušljvije nego inače”. Ovako svi gube. Ako je neki aspekt projekta u problemu, najbitnije od svega je da se članovi tima osećaju sigurnim da kažu da problem postoji i da će to što kažu biti cenjeno. Jedino tako možemo da reagujemo na vreme i sprečimo da projekat “izgori do temelja”. Transparentnost je i način razmišljanja i ponašanje.
Scrum nam daje dobar okvir, osnažuje nas svojim postavkama, i upućuje nas svojim najboljim praksama. Naše je da ovaj okvir popunimo sadržajem koji nije priča priče radi, već nam omogućava da kroz empirijsku kontrolu procesa smisleno prolazimo, prilagođavajući se na način koji radi u našu korist.
Piše Tamara Đenadić, Delivery Manager u Levi9 Serbia
Za više informacija o LEVI9 posetite njihov profil!
